Laatst gewijzigd: 12-05-2021

Privacyverklaring Utrechtse Aardwetenschappen Vereniging

Wij, de Utrechtse Aardwetenschappen Vereniging, respecteren uw privacy, maar om lid te kunnen zijn bij ons hebben we wel een aantal persoonlijke gegevens van u nodig. In deze verklaring leest u welke gegevens wij waarvoor gebruiken en hoe wij deze opslaan, beschermen en verwerken. Dit beleid is van toepassing op onze website www.uavonline.nl en ons ledenbestand. Wij behandelen uw persoonlijke gegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

 

Wat zijn persoonsgegevens?

Dit zijn gegevens die iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam, adres of leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar u herleid kunnen worden, spreken we over
persoonsgegevens. Bijvoorbeeld uw adres of e-mailadres. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

 

  1. Algemene informatie

De Utrechtse Aardwetenschappen Vereniging

Buys Ballotgebouw k. 2.63

Princetonplein 5

3584 CC, Utrecht

Tel: 0302532019

E-mail: uav@uu.nl
KvK nummer: 52869059

 

1.1 De Utrechtse Aardwetenschappen Vereniging is de studievereniging verbonden aan de opleiding Aardwetenschappen die hoort bij de faculteit Geowetenschappen aan de Universiteit Utrecht.

1.2 De Utrechtse Aardwetenschappen Vereniging verwerkt uw gegevens met onderstaande doeleinden conform het gerechtvaardigde doel ‘toestemming’ zoals bedoelt in artikel 6 lid 1 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Hierdoor worden uw gegevens enkel verwerkt indien u hiervoor uitdrukkelijke ondubbelzinnige toestemming hebt gegeven en niet anders dan in lijn met onderstaande doelen.

1.3 De doeleinden die gespecificeerd zijn in dit document kunnen in de loop der tijd aangepast, dan wel aangevuld worden. In het geval van aanvullingen en/of wijzigingen in dit privacystatement, is het bestuur verplicht hiervan melding te maken bij alle leden.
1.4 Dit Privacybeleid is aanvullend op de Statuten en het Huishoudelijk Reglement van de Utrechtse Aardwetenschappen Vereniging

 

  1. Persoonsgegevens

2.1 Iemand die zich inschrijft via het inschrijfformulier bij de Utrechtse Aardwetenschappen Vereniging gaat ermee akkoord dat de onderstaande gegevens van hem of haar bewaard worden door de Utrechtse Aardwetenschappen Vereniging. Voor uitzonderingen, zie punt 5.

  • Voor- en achternaam: De voor- en achternaam van een lid zijn noodzakelijk aangezien er meerdere leden kunnen zijn met dezelfde voor- en achternaam;
  • Adres: Het adres van een lid is noodzakelijk, zodat verenigingspost (zoals kaartjes) naar de leden verstuurd kan worden;
  • Secundair adres: Het secundair adres van een lid is noodzakelijk zodat belangrijke verenigingspost naar de leden verstuurd kan worden;
  • E-mailadres: Het e-mailadres van een lid is noodzakelijk voor het versturen van informatie over activiteiten, de nieuwsbrief, de vacaturemail en uitnodigingen voor de Algemene Ledenvergaderingen.;
  • Telefoonnummer: Het telefoonnummer van een lid is noodzakelijk om zo snel mogelijk contact op te kunnen nemen met leden, mocht dit nodig zijn;
  • IBAN: Het IBAN van een lid is noodzakelijk voor het uitvoeren van incasso’s voor de ledencontributie en voor de activiteiten;
  • Jaar van inschrijving en uitschrijving: Het jaar van in- en uitschrijving van een lid is noodzakelijk om te bepalen of een lid in aanmerking komt voor activiteiten voor bepaalde jaarlagen;
  • Geboortedatum: De geboortedatum van een lid is noodzakelijk om te controleren of
    een lid meerderjarig is bij activiteiten waar alcohol wordt geschonken en om een verjaardagskaart te sturen;
  • Geslacht: Het geslacht van een lid is noodzakelijk om te bepalen welke aanhef gebruikt kan worden in correspondentie;
  • Beeldmateriaal: Aan de Utrechtse Aardwetenschappen Vereniging gerelateerd beeldmateriaal, zoals foto’s en filmpjes, maken onderdeel uit van de promotie van de vereniging en zorgen voor meer binding tussen leden en de vereniging. Voor verdere informatie, zie punt 5.
  • Status (lid, oud-lid, reünist, donateur, erelid): De status van een lid is noodzakelijk om informatie te kunnen versturen naar de specifieke groep met dezelfde status
  • Eventueel dispuut: informatie over lidmaatschap van een dispuut wordt gebruikt om gerichte informatie naar dispuutsleden te sturen
  • Werkgever (incl. functie, plaats werkgever, e-mail werk): deze informatie is noodzakelijk om gerichter contact op te kunnen nemen met oud-leden
  • Noodnummer: Het noodnummer van een lid wordt gebruikt om zo snel mogelijk contact op te kunnen nemen wanneer er een ongeval plaatsvindt tijdens een activiteit van de Utrechtse Aardwetenschappen Vereniging
  • Eventuele bestuursfunctie (incl. jaar van bestuur): Een eventuele bestuursfunctie is noodzakelijk om uitnodigingen te kunnen versturen voor oud-besturenactiviteiten.
  • Eventuele oud-lidmaatschap van Drift’66 of U.G.V.: Informatie over het oud-lidmaatschap van U.G.V. of Drift’66 is noodzakelijk om informatie te kunnen sturen die bedoeld is voor oud-leden van één van deze verenigingen.

 

2.2 Iemand die zich inschrijft als donateur bij de Utrechtse Aardwetenschappen Vereniging, gaat ermee akkoord dat de onderstaande gegevens van hem of haar bewaard worden door de Utrechtse Aardwetenschappen Vereniging. Deze gegevens worden bewaard totdat het donateurschap wordt opgezet.

  • Voor- en achternaam: De voor- en achternaam van een donateur zijn noodzakelijk aangezien er meerdere donateurs kunnen zijn met dezelfde voor- en achternaam;
  • Adres: Het adres van een donateur is noodzakelijk, zodat verenigingspost (zoals kaartjes) naar de donateurs verstuurd kunnen worden;
  • E-mailadres: Het e-mailadres van een donateur is noodzakelijk voor het versturen van informatie over de vereniging.;
  • IBAN: Het IBAN van een donateur is noodzakelijk voor het uitvoeren van incasso’s voor de donateursbijdrage;

 

  1. Delen en gebruik van persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden alleen gebruikt door het zittende bestuur van de Utrechtse Aardwetenschappen Vereniging. De Utrechtse Aardwetenschappen Vereniging verstrekt uitsluitend persoonsgegevens aan derden als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

 

 

 

  1. Bewaring van persoonsgegevens

4.1 De persoonsgegevens van leden worden in het boekhoudsysteem en het ledenbestand van de Utrechtse Aardwetenschappen Vereniging bewaard.

4.2 Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Aangezien deze gegevens bewaard worden om oud-leden te benaderen voor alumnibijeenkomsten en reünies, worden alle gegevens in principe voor onbepaalde tijd bewaard.

4.3 Offline persoonsgegevens, met uitzondering van foto’s, zoals ingevulde papieren
inschrijfformulieren, worden bewaard in de kantoorruimte van de Utrechtse Aardwetenschappen Vereniging. Indien de persoonsgegevens niet meer bewaard hoeven te worden, zullen deze weggegooid worden in een vertrouwelijke prullenbak.

4.4 De website van de Utrechtse Aardwetenschappen Vereniging, www.uavonline.nl maakt gebruik van cookies. Door middel van deze cookies worden algemene statistieken van bezoekers van de website bewaard, zoals vanuit welke website de bezoeker is doorgestuurd naar de website van de Utrechtse Aardwetenschappen Vereniging en hoe vaak de pagina’s bezocht worden. Persoonsgegevens zoals het IP-adres, worden dus niet bewaard door het gebruik van cookies.

4.5 Het mailprogramma Mailchimp van de Utrechtse Aardwetenschappen Vereniging maakt gebruik van cookies. Door middel van deze cookies kan inzicht verkregen worden in de algemene statistieken van de ledenmail die de Utrechtse Aardwetenschappen Vereniging via dit programma mailt, zoals het openingspercentage. Deze persoonsgegevens worden bewaard, zodat inzicht verkregen kan worden in de interesse in mails. Met deze kennis kan voorkomen worden dat leden een overmatige hoeveelheid mails toegestuurd krijgen die niet gelezen wordt.

  1. Beeldmateriaal

5.1 Iemand die zich via het inschrijfformulier inschrijft bij de Utrechtse Aardwetenschappen Vereniging gaat ermee akkoord dat aan de Utrechtse Aardwetenschappen Vereniging gerelateerd beeldmateriaal ten behoeve van de vereniging zowel online als offline gebruikt mogen worden. Online beeldmateriaal zullen alleen op een pagina getoond worden die met een wachtwoord beveiligd is. Tegen beeldmateriaal die niet offline gebruikt mogen worden, dient door leden binnen vier weken na het online plaatsen van deze beeldmateriaal bezwaar gemaakt te worden bij het zittende bestuur. Deze foto’s zullen dan niet offline gebruikt worden, in bijvoorbeeld de almanak. Online foto’s moeten te allen tijde verwijderd worden, wanneer er bezwaar van leden kenbaar wordt gemaakt aan het zittende bestuur. Ook kunnen derden, waaronder oud-leden, die deelgenomen hebben aan een activiteit van de Utrechtse Aardwetenschappen Vereniging bezwaar maken tegen online beeldmateriaal, waarna deze online te allen tijde verwijderd moeten worden.

5.2 Iemand die zich via het inschrijfformulier inschrijft bij de Utrechtse Aardwetenschappen Vereniging gaat ermee akkoord dat zijn of haar foto met naam wordt gebruikt in verschillende  smoelenboeken, zoals in de introductieboekjes, de almanak en de excursiegidsen van de verschillende buitenlandse excursies.

 

 

  1. Uw rechten
  • U mag ons vragen om inzage in uw gegevens;
  • U mag ons vragen om correctie, beperking of vernietiging van uw gegevens. In geval van fraude, wanbetaling of andere onrechtmatige handelingen kunnen wij enkele gegevens van u bewaren in een register of op een zwarte lijst;
  • U mag ons vragen om een kopie van uw gegevens;
  • U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens;
  • U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, als u denkt dat wij niet op de juiste wijze omgaan met uw gegevens;
  • U mag uw toestemming om uw gegevens te verwerken altijd weer intrekken. Vanaf het moment dat u de toestemming intrekt mogen we dan geen gegevens meer van u verwerken. In het geval van intrekking van toestemming kan er door het bestuur van de Utrechtse Aardwetenschappen Vereniging besloten worden om uw lidmaatschap te beëindigen. Bij andere vragen of opmerkingen over ons privacybeleid kunt u contact met ons opnemen via uav@uu.nl